Doing business in Poland – ramy prawne.

Radosław Czarnecki

Startupy to gorący temat. Główne skojarzenia to innowacja, szybki wzrost, zmiana; jednak od strony formalnej nie jest już tak „gorąco”. Formalnie bowiem działalność „startupowa” nie różni od innych rodzajów biznesu i rządzi się tymi samymi przepisami: ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, kodeksu cywilnego, kodeksu spółek handlowych czy przepisami podatkowymi. Polski system prawny oferuje szeroki wachlarz wehikułów prawnych dla organizacji biznesu i nie różni się pod tym względem istotnie od innych rozwiniętych systemów prawnych kontynentalnej Europy. Znacząca część instytucji prawnych bazuje na wzorcach niemieckich lub francuskich.

Podstawowe formy organizacji biznesu to:
- jednoosobowa działalność gospodarcza (sole enterpreneur),
- spółki osobowe,
- spółki kapitałowe.

Zarówno Polacy jak i cudzoziemcy mogą prowadzić biznes w Polsce na podobnych zasadach. Jeśli chodzi o obywateli Unii Europejskiej w zasadzie nie ma różnic. Niewielkie różnice dotyczą osób spoza UE i dotyczą one w głównej mierze jednoosobowej działalności gospodarczej, a także niektórych spółek osobowych (mogą ją podejmować osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały lub czasowy lub w krajach UE).

Skoro decyzja leży po stronie startupu to zastanówmy się, czym powinni kierować się tacy klienci podczas wyboru produktu i jak powinni przygotować się do udziału w poszczególnych wydarzeniach. Odpowiedz na to pytanie nie jest łatwa - co gorsza w wielu przypadkach równie ważny jest zarówno wybór, jak i przygotowanie do wydarzenia.

galeria

W przedsięwzięciach starupowych zazwyczaj uczestniczy więcej niż jedna osoba. Typowa struktura w takich biznesach zakłada podział funkcji pomiędzy poszczególnymi osobami, które w zamian za ich wypełnianie oczekują przyszłych zysków. Klasyczny zespół roboczy to osoby zajmujące się merytoryczną stroną przedsięwzięcia oraz osoby odpowiedzialne za „biznes”, czyli głównie finanse i komercjalizację. Jest to również typowa struktura spółek osobowych, które mają swoje źródło m.in. właśnie w takich relacjach, gdzie (obok kapitału – wkładów rzeczowych lub pieniężnych), praca, poziom osobistego zaangażowania są wyznacznikiem struktury podziału zysków. Innymi słowy w spółkach osobowych, właściciele, angażują się nie tylko kapitałowo, ale i osobiście. Z kolei spółki kapitałowe, jak sama nazwa wskazuje, służą przede wszystkim realizacji inwestycji kapitałowych. Oczywiście w praktyce znajdziemy całe spektrum sytuacji pośrednich, przy czym polski system prawny oferuje elastyczne rozwiązania, które można dopasować do potrzeb.

Stosunkowo prosto jest prowadzić działalność startupową w formie spółki jawnej. Jest to najprostsza i zarazem podstawowa forma spółki. Jest wpisana do rejestru handlowego, posiada swój numer identyfikacji podatkowej i może zawierać umowy oraz występować jako strona w ewentualnych sporach. Za zobowiązania spółki jawnej odpowiada spółka, ale jeśli egzekucja względem spółki jest bezskuteczna za zobowiązania odpowiadają wspólnicy całym swoim majątkiem.Jest typowe w „starupowych” sytuacjach, gdzie często warunkiem pozyskania finansowanie jest gwarantowanie całym majątkiem osobistym. Spółka jawna jest prosta w obsłudze i pozwala na dużą elastyczność zakresie kształtowania podziału w zyskach czy zarządzania sprawami biznesu. W dużej mierze jest to kwestia odpowiedniego ukształtowania umowy spółki. Warto pamiętać, że w Polsce istnieje również instytucja spółki cywilnej, jednak nie jest to typowa spółka w sensie odrębnego od właścicieli bytu prawnego, lecz forma umowy o wspólnym przedsięwzięciu. Z perspektywy innych systemów prawnych, bardziej przypomina umowę konsorcjum niż typową spółkę. Istotne jest to, że spółka jawna (podobnie jak cywilna) nie musi prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych ani stosować zasad rachunkowości jeśli jej roczne obroty nie przekroczyły 1,2 mln Euro. Wspólnicy spółki jawnej określają swoje zobowiązania podatkowe w Polsce na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jest to łatwy sposób raportowania, w którym „księgowaniu” podlegają tylko przychody i koszty.

galeria

Nieco bardziej zaawansowaną formą prowadzenia biznesu jest spółka komandytowa. Jest to swego rodzaju hybrydowa forma pomiędzy spółką osobową a kapitałową, również bardzo elastyczna i wygodna. Podobnie jak spółka jawna, musi mieć co najmniej dwóch udziałowców. Jej istota polega na tym, że jeden ze wspólników, tj. komplementariusz odpowiada całym swoim majątkiem (tak jakby był wspólnikiem spółki jawnej), podczas gdy odpowiedzialność drugiego, tj. komandytariusza ograniczona jest do sumy komandytowej (kwotowo określonej granicy odpowiedzialności). Komplementariusz odpowiedzialny jest na prowadzenie spraw spółki, a więc stanowi „zarząd” spółki, a rola komandytariusza jest pod względem prawnym pasywna. Zatem komplementariuszami są zazwyczaj wspólnicy mający zasadniczy wpływ na działalność operacyjną, podczas gdy komandytariuszami, wspólnicy pełniący inne role (np. pracownicy mający prawo do udziału w zysku albo pasywni inwestorzy finansowi).

Spółka komandytowa od początku zobowiązana jest do prowadzenia pełnej rachunkowości, co jak we wcześniejszym przypadku można powierzyć zewnętrznemu podmiotowi. W praktyce, szersze obowiązki raportowania, sprowadzają się wiec do nieco wyższych stawek za obsługę zewnętrzną. Założenie spółki komandytowej ma sens wówczas, gdy wykorzystujemy właściwości prawne, na przykład w przypadku gdy pozyskujemy do startupu zewnętrznego inwestora finansowego; wówczas można przydzielić mu - w zamian za wkład finansowy, rolę komandytariusza, czyli inwestora o ograniczonej odpowiedzialności (suma komandytowa) i ograniczonym wpływie na prowadzenie spraw spółki.

Zarówno spółka jawna jak i komandytowa są bardzo elastyczne, w zakresie ustalania podziału w zysku. Można zmieniać postanowienia w tym zakresie w zależności od potrzeb biznesowych wspólników. Jest to bardzo praktyczne w sytuacji gdy wspólnicy mają być wynagradzani za osobiste „zasługi”, które nie koniecznie są proporcjonalne do stopnia zaangażowania kapitałowego.

Od strony przepisów podatkowych, fundamentalną cechą spółek osobowych, jest to, że nie płacą one podatku dochodowego. Podatkiem dochodowym opodatkowani są wyłącznie wspólnicy tych spółek - zatem występuje tylko jeden poziom opodatkowania. W Polsce podatek dochodowy od działalności „za pośrednictwem spółek osobowych” wynosi 19% dochodów.

Wyższy stopień organizacji stanowią spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („Sp. z o.o.”) oraz spółka akcyjna („SA”). Zdecydowanie popularniejsza jest Sp. z o.o.. Minimalny kapitał do jej utworzenia to zaledwie 5 000 zł. (w SA jest to 100.000 zł). Sp. z o.o. posiada osobowość prawną – czyli jest samodzielnym podmiotem gospodarczym, który jest całkowicie oddzielony pod względem odpowiedzialności prawnej od udziałowców. Sp. z o.o. jest również elastyczna jeśli chodzi o kształtowanie stosunków między udziałowcami. W praktyce często zastępuje spółki osobowe w tych sytuacjach, gdy wspólnicy (udziałowcy) wciąż chcą zachować dużą elastyczność, lecz chcą jednocześnie korzystać z dobrodziejstwa ograniczonej odpowiedzialności. Warto nadmienić, że w spółkach kapitałowych wspólnicy (akcjonariusze) nie odpowiadają za zobowiązania spółki, natomiast członkowie zarządu. odpowiadają całym swoim majątkiem za zobowiązania, w tym zobowiązania podatkowe spółki (jednak nie jest to odpowiedzialność bezpośrednia i może być egzekwowana dopiero po wyczerpaniu majątku spółki i pod określonymi warunkami). Sp. z o. zobowiązana jest do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Typowo sp. z o.o. zakłada się przy większych potrzebach kapitałowych. Sp. z o.o. umożliwia również stosunkowo łatwy obrót udziałami, do którego nie jest konieczna zmiana umowy spółki (w przypadku spółek osobowych nowy wspólnik musi przystąpić do spółki).

Z kolei spółka akcyjna to podmiot, który prawnie nigdy nie jest wykorzystywany dla startupów a raczej dopiero na późniejszych etapach działalności. Przede wszystkim spółka akcyjna jest niezbędna przy pozyskiwaniu kapitału w oparciu o publiczną ofertę, np. w postaci wprowadzenia spółki na giełdę.

Najistotniejszą „wadą” spółek kapitałowych jest to, że jest ona opodatkowana podatkiem dochodowym, wynoszącym 19% dochodów, niezależnie od udziałowców. Zatem w przypadku wypłaty zysków ze sp. z o.o. może wystąpić podwójne opodatkowanie: 19% na poziomie spółki i 19% na poziomie udziałowca.

Dla uzupełnienia należy dodać, że podmioty zagraniczne mogą działać w Polsce bezpośrednio np. jako zagraniczne spółki prowadzące działalność w Polsce, jak i tworzyć w Polsce przedstawicielstwa lub oddziały. Działalność bezpośrednia rekomendowana jest raczej dla czynności sporadycznych np. gdy nie zachodzi konieczność otwarcia biura w Polsce, zatrudnienia pracowników itp. - przy działalności wymagającej stałej obecności w Polsce, pojawia się szereg problemów związanych z kwestiami rachunkowo-podatkowymi. Przedstawicielstwo jest częścią zagranicznej firmy i może być utworzone dla prowadzenia stałej w placówki z zakresie działalności informacyjno-marketingowej. Natomiast oddział to również część firmy zagranicznej (filia), ale przeznaczona do prowadzenia pełnej działalności. Pod wieloma względami oddział przypomina spółkę osobową, przy czym zobowiązany jest do prowadzenia pełnej rachunkowości.

Rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej i komandytowej można dokonać przez Internet. W przeciwieństwie do tradycyjnej metody rejestracji spółek, rejestracja przez Internet jest bardzo szybka i wpis do rejestru przedsiębiorców można uzyskać już po 24 godzinach. Należy jednak pamiętać, że nie jest możliwe skorzystanie z rejestracji internetowej, jeżeli wkład do spółki ma być niepieniężny (aport). Wszystkie sprawy urzędowe czy sądowe wymagają znajomości języka polskiego, a cała dokumentacja spółki (umowa, księgowość) musi być sporządzona po polsku. Również serwisy internetowe do załatwiania spraw urzędowych prowadzone są przez administrację państwową w języku polskim. Warto też pamiętać, że o ile przepisy prawa handlowego czy cywilnego są w miarę logiczne i nie odbiegają od standardów europejskich, o tyle prawo administracyjne, a w szczególności podatkowe jest w Polsce dosyć zawiłe. Wynika to głównie z niejasności i niejednoznaczności przepisów a także bardzo częstych (w skali nieracjonalnej) zmian w prawie podatkowym.

Unikalna w Polsce jest dostępność licznych źródeł dotacji na inwestycje, innowacje, kapitał ludzki. Niemalże na każde działanie związane z projektem inwestycyjnym w zakresie innowacji można pozyskać jakąś dotację lub preferencyjne finansowanie. Stąd warto przetestować każde przedsięwzięcie również pod tym kątem.

Z powyższych względów przy tworzeniu i prowadzeniu firmy w Polsce najlepiej skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych w tym zakresie firm. Przy zakładaniu spółek i pozyskiwaniu dotacji/finansowania pomocne będą kancelarie prawne, podatkowe lub firmy konsultingowe. Do bieżącego raportowania warto zatrudnić biuro rachunkowe. Przy wyborze usługodawcy warto nie tylko brać pod uwagę kryterium ceny (stawki mogą się różnić znacznie), ale również doświadczenie na właściwym rynku. Trzeba pamiętać, że doświadczenie w obsłudze podmiotów korporacyjnych nie musi oznaczać umiejętności zrozumienia potrzeb przedsiębiorców angażujących się na etapie startupów, podejmujących ryzyko. Konkurencja na rynku usług profesjonalnych, szczególnie w największych ośrodkach biznesowych w Polsce jest bardzo duża. Poza globalnymi markami, jest wiele firm butikowych oferujących wieloletnie doświadczenie, wysoką jakość usług, sieć kontaktów i obsługę w języku obcym. Z kolei polskie ambasady czy agendy rządowe, mimo deklaracji w tym zakresie nie stanowią źródła istotnej pomocy przy lokowaniu działalności w Polsce (poza wielkimi projektami inwestycyjnymi); funkcję tę pełnią raczej izby handlowe, które stanowią również dobre źródło informacji biznesowych.

Radosław Czarnecki
- doradca biznesowy i podatkowy z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem. Jeden z założycieli firmy doradczej Accreo wyspecjalizowanej w doradztwie podatkowym, prawnym oraz pozyskiwaniu finansowania.



Artykuł powstał w ramach projektu Get Inspired – przedsiębiorczość, startup, współpraca
współfinansowanego ze środków Ministerstwa Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej
w ramach konkursu "Współpraca w dziedzinie dyplomacji publicznej 2015".